Раскрывающийся список или раскрывающееся меню Excel — это элемент графического управления, который позволяет пользователям выбирать параметр из списка предопределенных параметров. Это упростит и ускорит ввод данных, уменьшит количество неточностей и опечаток.
Например, пользователи могут легко выбрать состояние задания как ВЫПОЛНЕНО из раскрывающегося меню. Но если вы дадите им возможность ввести его вручную, они могут ввести полное слово DONE или PENDING, IN PROGRESS или FAILED. Написание статуса каждого задания займет много времени, но если бы это был выпадающий список, это ускорило бы процесс ввода данных.
В этом посте мы покажем вам быстрый и простой способ создания выпадающего списка с использованием данных ячеек, ручного ввода данных или использования формул в Excel.
Например, вы можете создать выпадающее меню для отслеживания статуса каждой поездки, которую вы планируете совершить (как показано на изображении ниже).
Сначала введите элементы, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке, в массив ячеек. Вы можете сделать это на листе, который будет содержать раскрывающиеся списки, или на другом листе.
В этом примере мы записываем список элементов для раскрывающегося списка на листе 2.
Вернитесь на лист 1 и выберите ячейку B2 (это ячейка, в которой вы настроите раскрывающееся меню).
Затем перейдите на вкладку «Данные», щелкните значок «Проверка данных» и выберите «Проверка данных» в раскрывающемся меню.
В диалоговом окне «Проверка данных» выберите «Список» в раскрывающемся меню «Разрешить:» и нажмите «ОК».
Щелкните поле «Источник», и вы сможете выбрать список элементов, которые хотите добавить в качестве параметров, которые будут отображаться в списке.
Теперь выберите список элементов (A1: A5) на листе 2.
И место, где значения для раскрывающегося списка будут автоматически добавлены в поле «Источник». Теперь нажмите «ОК». Если вы снимите флажок «Игнорировать черный», Excel заставит пользователей выбирать значение из списка.
Теперь вы создали раскрывающийся список в ячейке B2 столбца «Статус».
Чтобы скопировать раскрывающийся список во все 5 строк, просто нажмите на маленький зеленый квадрат в левом нижнем углу раскрывающегося списка и перетащите его вниз в ячейку B6.
Теперь выпадающий список копируется из ячейки B2 в ячейку B6.
Создайте выпадающий список, введя данные вручную
Кроме того, вы можете добавить элементы непосредственно в раскрывающееся меню, введя их вручную в поле «Источник» диалогового окна «Проверка данных».
В этом примере вы добавляете раскрывающийся список для сезона, в который вы посещаете города. Итак, выберите ячейку C2, чтобы создать раскрывающийся список.
Откройте диалоговое окно «Проверка данных» на вкладке «Данные».
Выберите «Список» из критериев проверки и введите свой список в поле «Источник». Все элементы должны быть введены без пробела, разделены запятой между каждым элементом.
Здесь введите «Весна, лето, осень, зима» в поле источника и нажмите «ОК».
Теперь все элементы (параметры), введенные в поле Источник, будут отображаться в разных строках выпадающего списка. Затем вы можете перетащить и скопировать список в остальные строки, как в предыдущем методе.
Создайте раскрывающийся список с помощью формул
Другой способ создать раскрывающийся список — использовать формулу OFFSET в исходном поле.
В этом примере мы создаем раскрывающийся список в столбце «Год». Выберите ячейку D1 и перейдите в «Данные» -> «Инструменты данных» -> «Проверка данных».
В окнах проверки данных введите это поле источника формулы вместо ссылки на ячейку или элементов, введенных вручную:
=OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])
Теперь введите список элементов для выпадающего списка (Год) на листе 2.
В формуле укажите ссылку на ячейку как B1 (начальная точка списка), укажите строки и столбцы как 0, чтобы предотвратить прокрутку ссылки, и укажите высоту как 5 для элементов списка.
=OFFSET(Sheet2!$B$1,0,0,5)
Теперь, если вы введете эту формулу в исходное поле, она вернет массив со списком лет (B1:B5).
Это создаст раскрывающийся список, показывающий все годы в диапазоне ячеек B1: B5 листа 2.
Удаление выпадающего списка
Вы также можете удалить раскрывающийся список в Excel. Чтобы удалить раскрывающийся список, выберите ячейку с раскрывающимся списком. Затем перейдите в «Данные» -> «Инструменты данных» -> «Проверка данных».
Нажмите кнопку «Очистить все» в левом нижнем углу диалогового окна «Проверка данных» и нажмите «ОК». Это удалит раскрывающийся список в выбранной ячейке.
Если вы хотите удалить все раскрывающиеся списки с рабочего листа, установите флажок «Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками», прежде чем нажимать кнопку «Очистить все». Затем нажмите «ОК», чтобы применить.
Теперь вы можете создавать и удалять раскрывающиеся списки, следуя этому пошаговому руководству.